Imigrasi Nunukan Musnahkan 111.839 Arsip Paspor dan PLB

Kepala Kantor Imigrasi Nunukan WSD Napitupulu membakar arsip permohonan dokumen perjalanan RI berusia 5 tahun lebih. (Foto Istimewa/Niaga.Asia)

NUNUKAN.NIAGA.ASIA – Kantor Imigrasi Kelas II TPI Nunukan musnahkan 111.839 arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan  berupa  permohonan dokumen perjalanan RI dalam bentuk paspor dan Pas Lintas Batas (PLB)  tahun 2012 hingga 2016 atau usianya sudah lebih dari 5 tahun.

“Syarat pemusnahan arsip substantif perjalanan paspor dan PLB berusia 5 tahun lebih,” kata Kepala Imigrasi Kelas IB II TPI Nunukan,” kata WSD Napitupulu, pada Niaga.Asia, Kamis (01/09/2022).

Jenis-jenis dokumen perjalanan yang dimusnahkan yaitu, Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) atau biasa disebut paspor dan permohonan PLB yang total keseluruhan sebanyak 111.839 berkas.

Pemusnahan dilakukan sebagai bentuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi yang ada di dalam arsip dari pihak-pihak yang tidak berhak mengetahui. Pemusnahan sendiri diatur dalam Peraturan Menteri Hukum dan HAM No.35 tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip.

“Semua arsip substantif berupa permohonan dokumen perjalanan yang dimusnahkan telah mendapat persetujuan lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),” sebutnya.

Menurut Napitupulu, meski dimusnahkan dengan cara dibakar, data dokumen paspor dan PLB tetap tersimpan di kantor Imigrasi secara digital, sehingga jika nanti datanya diperlukan untuk keperluan tertentu dapat kembali dibuka.

Penggunaan sistem digitalisasi sangat membantu dalam efisiensi penyimpanan data dan mengurangi ruang tampung arsip yang sebelumnya memerlukan tempat luas dan aman agar tidak terjadi kerusakan.

“Permohonan paspor dan PLB terus bertambah tiap tahun, sedangkan ruang penyimpanan terbatas, makanya perlu mengefisiensikan penyimpanan,” kata Napitupulu.

Penulis : Budi Anshori | Editor : Intoniswan

Tag: