SAMARINDA.NIAGA.ASIA – Transformasi di era digital yang berlangsung cepat membuat tata kelola arsip turut menghadapi berbagai tantangan. Mulai dari keamanan data yang harus dijaga dari berbagai risiko kebocoran dan manipulasi, hingga penataan arsip serta pemenuhan standar kearsipan yang semakin ketat dan terukur.
Menyikapi kondisi itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) merasa bahwa peningkatan kompetensi arsiparis perlu dilakukan agar mereka mampu mengelola informasi secara modern, aman, dan berstandar.
Hal ini disampaikan Plt. Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, ketika membuka Bimbingan Teknis Penguatan SDM Kearsipan dalam Rangka Peningkatan Nilai Pengawasan Kearsipan yang digelar di Aula Inspektorat Provinsi Kaltim, Rabu (26/11/2025).
Dikatakannya, arsiparis kini tidak cukup hanya memahami pengelolaan arsip secara manual. Di era digital ini, mereka dituntut menguasai teknologi informasi, mengelola arsip secara elektronik, memahami keamanan data, dan membangun kebijakan sistem informasi kearsipan yang berkelanjutan.
“Pengelolaan informasi hari ini sangat cepat berubah. Arsiparis harus adafttif dan mampu bekerja dengan sistem digital agar seluruh dokumentasi pemerintahan tetap aman dan mudah ditelusuri,” ujarnya.
Menurutnya, arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, melainkan bukti sah setiap aktivitas organisasi mulai dari perencanaan, keputusan, hingga pertanggungjawaban. Oleh karena itu, penguatan SDM kearsipan menjadi kebutuhan mendesak.
Anita menyampaikan bahwa berbagai regulasi kearsipan turut menuntut instansi pemerintah di daerah untuk memenuhi standar tata kelola arsip. Mulai dari UU 43 Nomor 2009 tentang Kearsipan, PP 28/2012, Perda Kaltim Nomor 4/2019, hingga Pergub 48/2018 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip.
“Jika SDM bisa memahami dan menerapkan regulasi ini, organisasi dapat terhindar dari sanksi dan mampu membuktikan secara akuntabilitas melalui arsip yang autentik serta terpercaya,” jelasnya.
Dalam konteks pengawasan, kompetensi SDM menjadi salah satu faktor utama penilaian. Nilai pengawasan kearsipan pun tidak hanya dinilai dari kelengkapan dokumen dan sarana, tetapi juga kualitas tata kelola yang dijalankan para pengelola arsip.
Arsiparis yang kompeten kata Anita, mampu mengidentifikasi risiko, menjaga keutuhan dokumen, serta menghasilkan evidence yang lengkap, mulai dari kebijakan, SOP, daftar arsip, jadwal retensi, hingga laporan pemusnahan.
“Ketika SDM itu kuat, bukti kearsipan yang dihasilkan pun pasti lengkap. Ini langsung berdampak pada kenaikan nilai pengawasan,” katanya.
Atas dasar itu, ia menuturkan bahwa bimtek hari ini tidak hanya membahas aspek teknis seperti klasifikasi, retensi, atau penyusunan arsip elektronik, tetapi juga aspek manajerial seperti perencanaan program kearsipan, audit internal, dan evaluasi, komponen penting untuk mencapai tata kelola arsip yang konsisten.
“DPK Kaltim berharap Bimtek ini memperkuat kapasitas, kompetensi, dan profesionalisme SDM kearsipan di seluruh perangkat daerah dan BUMD,” harapnya.
Tak lupa, Anita kembali mengingatkan agar semua perangkat daerah wajib membentuk Tim Pelaksana Kearsipan sebagai wujud komitmen gerakan sadar arsip sesuai amanat Pergub 48/2018.
DPK Kaltim juga mengapresiasi seluruh pihak yang mendukung kelancaran kegiatan ini dan berharap penyelenggaraan kearsipan di Kaltim semakin profesional, modern, dan mampu menjawab tuntutan pengelolaan arsip di era digital.
“Harapannya, tertib arsip menjadi budaya kerja birokrasi kita,” pungkasnya.
Penulis: Lydia Apriliani | Editor: Intoniswan | Advertorial Diskominfo Kaltim
Tag: Bimtek Penguatan SDMTransformasi Digital