PASER.NIAGA.ASIA – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kabupaten Paser melakukan penataan arsip di sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Sejauh ini, penataan arsip bisa terbilang kacau. Sebab jika mencari sebuah arsip, memerlukan waktu yang cukup lama, bahkan sampai sepekan untuk menemukan arsip tersebut.
Sub Koordinator Pengelola dan Layanan Kearsipan Diskarpus Paser Marwan Natsir mengatakan, penataan arsip atau pengarsipan dilakukan sesuai permintaan masing-masing OPD sejak tahun lalu. Pertama kali dilaksanakan di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bapedda) Kabupaten Paser.
Kemudian Kantor Kecamatan Pasir Belengkong, Dinas Lingkungan Hidup (DLH), Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol), dan saat ini pihaknya sedang menata arsip di Kantor Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) Bidang Aset.
“Setelah arsip tertata rapi, kami akan menjilid data arsip menjadi daftar arsip. Apabila tidak melakukan penataan arsip, seluas apapun bangunan tak akan cukup untuk menampung arsip,” kata Marwan Natsir di Kantor BKAD Kabupaten Paser, Senin (14/8).
Marwan menambahkan, menata arsip bertujuan untuk memudahkan, menyimpan, dan menemukan kembali dokumen arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan mudah, cepat, dan tepat.
Dirinya bersama 9 petugas arsip lainnya harus memilah, mengelompokkan, pembuatan daftar arsip (entry data), penomoran arsip, alih media, pembungkusan arsip, penataan arsip dalam boks, dan pelabelan boks arsip.
Apabila arsip tertata dengan rapi, maka memudahkan untuk melakukan penyusutan arsip. Yakni memilah arsip yang dimusnakan, arsip yang dinilai Kembali, dan arsip permanen (statis). Dengan tujuan dari alih media arsip permanen tersebut, jika arsip dibutuhkan, mereka tidak lagi berurusan dengan arsip aslinya.
Sejauh ini, lanjutnya, apa bila dokumen diperlukan cukup sofe copy dari hasil alih media saja, bukan dokumen aslinya yang diberikan.
“Tahap ini penataan sesuai kategori arsipnya. Tahap kedua melakukan pemilihan sesuai dengan ketersediaan barangnya. Tahap ketiganya bakal lebih menyinkronkan antara berkas arsip dengan daftar arsip,” tutupnya.
Penulis : Muhammad Luthfi | Editor: Intoniswan | Advetorial
Tag: Arsip