BONTANG.NIAGA.ASIA – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Bontang melakukan audit kearsipan kepada 31 Operasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkup Pemerintah Kota (Pemkot) Bontang.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti mengatakan tujuan audit ini bagaimana supaya OPD bisa menjadi pencipta arsip yang melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik.
“Ini sudah 20 OPD yang selesai audit tahap pertama dari 31 OPD. Target kita pertengahan April ini sudah selesai untuk tahap pertama,” ungkapnya saat ditemui di ruangannyaa, Jumat (31/3/2023).
Adapun pelaksanaan teknis pengawasan dilakukan berdasarkan aturan Arsip Nasional Republik Indonesi (ANRI). Diantaranya, wawancara kepada arsiparis dan petugas pengelola arsip di unit pengolah, verifikasi dokumen sebagai data dukung bukti fisik penyelenggaraan kearsipan, pengamatan langsung oleh tim terhadap pengelolaan arsip dan pelaksanaan uji petik atas kesesuaian data dukung bukti fisik yang disajikan dengan kondisi di lapangan.
“Karena mencari arsip di tumpukan yang tidak tertata dengan benar itu memerlukan waktu, kalau arsip sudah dikelola dan ditata dengan baik dan benar, sudah mempunyai daftar arsip, maka pengguna arsip baik di dalam internal maupun eksternal OPD yang memerlukan arsip, maka dengan mudah untuk ditemukan,” jelasnya.
Dikatakan Retno, tahapan audit arsip ini melalui berbagai tahapan. Saat ini masih tahapan awal dimana nantinya OPD yang arsipnya sudah baik, sarana dan prasananya sudah memadai bakal menerima award melalui Good Archival Governance Awards (GAGAS).
“Kalau tahun lalu itu audit dan GAGAS ini perosesnya berbeda namun tahun ini kami satukan jadi hasil audit nanti digunakan untuk memberikan nominasi penilaian,” ujarnya.
Disinggung terkait kendala terkait arsip, Retno menyebutkan jika hingga saat kurangnya arsiparia menjadi kendala utama.
“Saat ini Bontang baru punya 11 orang arsiparis padahal idealnya itu tiap OPD minimal memiliki satu orang arsiparis,” tandasnya.
Penulis : Kontributor Niaga Asia, Dahlia | Editor : Intoniswan | Advetorial
Tag: Arsip