SAMARINDA.NIAGA.ASIA — Arsip merupakan dokumen yang sangat penting dan juga berfungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan pembuatan laporan, perencanaan, perumusan, penganalisaan, pengembangan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, hingga pengendalian suatu kegiatan.
Untuk itu, agar arsip selalu aman dan terjaga dalam situasi apapun, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Samarinda mengimbau kepada para aparatur sipil negara (ASN), maupun pengelola dokumen daerah, agar memanfaatkan teknologi saat ini untuk melakukan pengarsipan digital.
Kepala Bidang Pengelolaan DPK Kota Samarinda, Dyayadi mengatakan, pengarsipan digital bertujuan untuk mengantisipasi kehilangan dokumen arsip saat terjadi musibah atau bencana alam. Seperti kebakaran, banjir, hingga longsor.
“Arsip pribadi maupun arsip penting yang dikelola perangkat daerah itu harus di-scan menjadi bentuk digital. Antisipasi misal terjadi kebakaran, kebanjiran, yang bisa mengakibatkan arsip hilang atau terbakar,” kata Dyayadi.
Tidak hanya itu, Dyayadi juga mengingatkan seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) di Samarinda wajib memiliki penyimpanan arsip atau brankas tahan api, untuk menyimpan dan melindungi seluruh dokumen penting.
“Untuk kami masih belum, pelan pelan kita bisa punya brankas sendiri. Tetapi saya juga menyarankan agar tiap OPD itu harus punya brankas untuk menyimpan dokumen penting,” ujar Dyayadi.
“Saya berpesan agar ASN dan masyarakat kota Samarinda, segera mengamankan berkas-berkas vitalnya seperti ijazah, surat tanah dan lainnya agar di-scan, lalu unggah ke google drive juga bisa,” lanjut Dyayadi.
Selain itu, Dyayadi juga meminta kepada para OPD untuk mengurai berkas-berkas yang sudah tidak terpakai.
“Jangan sampai menumpuk berkas yang tidak terpakai. Segera dimusnahkan secara berkala,” tutupnya.
Penulis : Annisa Dwi Putri | Editor : Saud Rosadi | Advertorial
Tag: kearsipanPemkot SamarindaSamarinda